Muhasebeciye fişler nasıl hazırlanır? Aylık düzen

Fişte neler okunur olmalı?

• Satıcının adı, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası.
• Tarih ve saat.
• Fiş ya da fatura numarası.
• Ürün ya da hizmet satırları.
• KDV oranları ve toplam KDV (fişte genellikle TOPKDV yazar).
• Genel toplam ve ödeme şekli.

Bu bilgiler fişe basılıdır; sizin işiniz onları okunur hâlde saklamak. KDV satırlarının nasıl okunduğunu fişte KDV nasıl okunur? rehberinde anlattık.

Belgeler ne kadar saklanır?

Vergi Usul Kanunu'nun 253. maddesine göre defter ve belgeler, ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılının başından itibaren 5 yıl saklanır. Türk Ticaret Kanunu bu süreyi 10 yıl olarak öngörür. Örneğin 2026'da aldığınız bir fişin 5 yıllık süresi 1 Ocak 2027'de başlar. Ayrıntılar: fiş ve fatura kaç yıl saklanır?

Aylık düzen

1. Aynı gün kaydedin.

   Kasa fişlerinin çoğu ısıya duyarlı kâğıda basılır ve aylar içinde soluklaşabilir. Fişi cebe koymadan önce tarayın ya da fotoğraflayın.

2. İş mi kişisel mi, hemen işaretleyin.

   Ay sonunda hangi harcamanın ne için olduğunu hatırlamak zordur.

3. Kısa bir not ekleyin.

   Yemek, yol ya da kişisel görünebilecek harcamalara "müşteri görüşmesi" ya da proje adı gibi bir not yazın.

4. Okunurluğu kontrol edin.

   Tarih, toplam ve KDV satırları net görünüyor mu? Kenarı kesilen fotoğrafı yeniden çekin.

5. Ay başında tek paket gönderin.

   Bir önceki ayın tüm iş fişlerini birlikte gönderin: her fişin bir satır olduğu bir tablo, kısa bir özet ve tablodaki sırayla numaralanmış fiş görüntüleri.

Zaman kaybettiren hatalar

• Okunmayan, buruşmuş ya da solmuş fişler.
• Kişisel alışverişlerin iş fişleriyle karışması; her satır için soru sorulması gerekir.
• Arkasında fiş olmayan kart ekstresi satırları.
• Hangi satıra ait olduğu belli olmayan "IMG_4021" adlı fotoğraflar.

Örnek: şahıs şirketi olan bir grafik tasarımcının Ekim'de 23 fişi var: yazılım, bir müşteri yemeği, tren biletleri ve bir monitör. Her fişi aldığı gün "iş" olarak işaretleyip yemeğe "müşteri: marka atölyesi" notunu eklemek, muhasebecinin tek bir soru sormadan çalışabileceği bir liste demek.

Hangi belgenin gider yazılabileceği ve KDV'nin nasıl değerlendirileceği muhasebecinizin kararıdır. Sizin göreviniz eksiksiz ve okunur kayıt vermek.

İş ve kişisel harcamayı ayırmanın pratik yolları

• Ayrı kart: iş harcamaları için tek bir kart kullanmak, ekstreyi de kendiliğinden ayırır.
• Kasada sorun: iş için aldığınız üründe faturayı şirket ya da şahıs şirketi bilgilerinizle isteyin.
• Karışık fişler: aynı fişte hem iş hem kişisel ürün varsa notla belirtin; muhasebeciniz hangi kısmın iş gideri olduğunu bilsin.
• Tek klasör: fişleri ay ay ve aynı yerde tutun. Dağınık fotoğraflar, e-postalar ve cüzdandaki kâğıtlar ay sonunda en çok vakit kaybettiren şeydir.

Ay sonu kontrol listesi

1. Ayın bütün iş fişleri kayıtlı mı? Cüzdanda, arabada ya da çantada unutulan kaldı mı?
2. Her fişte tarih, toplam ve KDV okunuyor mu?
3. Kişisel harcamalar ayrıldı mı?
4. Yemek ve yol gibi harcamalara kısa not eklendi mi?
5. Kart ekstresindeki iş harcamalarının her birinin arkasında bir fiş ya da fatura var mı?
6. Paket, muhasebecinizin istediği tarihten önce gönderildi mi?

Bu liste beş dakika sürer ve ay ortasında gelecek soruların çoğunu baştan önler.

Keeptly burada nasıl yardımcı olur

• Fişi kaydederken "İş gideri" olarak işaretlersiniz.
• Keeptly mağaza, tarih, tutar ve oran oran KDV'yi iPhone'da okur. Kaydetmeden önce her alanı kontrol edip düzeltebilirsiniz.
• Premium'daki Muhasebeci Paketi ayın fişlerini tek ZIP yapar: her fişin bir satır olduğu ve KDV'nin oranlara göre döküldüğü bir Excel dosyası, PDF özet ve tablodaki sırayla numaralanmış fiş dosyaları.
• "Sadece iş fişleri" ve "Fotoğrafları ve PDF'leri ekle" seçeneklerini açabilir, özete adınızı ya da işletme adınızı ve vergi numaranızı yazabilirsiniz.

Sorular

Başka bir rehberFişte KDV nasıl okunur? Oranlar ve hesaplama

Kaynaklar

1. VUK'a göre defter ve belgelerin saklanma süreleri · TÜRMOB